Three Things You Should Know about Medical Device Regulations in Russia and CIS, July 2015

Dear Colleagues,

Welcome to my monthly update of the latest medical device regulatory initiatives and news for Russia, CIS and the Eurasian Economic Union (EEU):

  1. Russia simplified approval process for Class I medical devices
    On 17 July 2015, the Russian Ministry of Health enforced the Decree #303 dated 3 June 2015 (link in Russian), which simplified the approval process for Class I medical devices. Since this, Class I medical devices submitted for registration will pass through only the second phase of quality and safety expertise (10 business days process) – for these products the first phase of expertise, as far as requirement to undergo clinical trials, will be excluded from theregistration procedure. For the fastest approval of low class devices, Roszdravnadzor (Russian medical device regulator) recommends submitting in the registration dossier documents confirming clinical efficiency and safety (clinical reports and literature review). For now it has not been clarified whether the regulator will accept clinical reports covering clinical data from global markets provided by the manufacturer, or whether this report should be provided by Russian clinical centres as far as clinical data for similar (analogue) devices will be acceptable for registration.

  2. Medical device registration rules for EEU
    The new rules of registration of medical devices for the future harmonized system in the EEU, is the most important and anticipated legal act among second level regulations after the approval of the Agreement on Common Principles and Rules for Circulation of Medical Devices (link in Russian) between Russia, Belarus and Kazakhstan in December 2014. At the beginning of July 2015, the draft of new registration rules was published on the website of the Eurasian Economic Commission. The draft of the new rules describes the new approval and amendment processes, provides timelines for its main steps, and sets a number of new regulatory requirements. You can see my detailed review of the published document by following the link.

  3. New safety monitoring requirements for Kazakhstan
    In July 2015, Kazakhstan published new rules for the safety monitoring of medicines and medical devices (link in Russian). Up to now, Kazak legislation did not contain detailed post-market and vigilance requirements for medical devices.
    According to the new document, henceforward the license holder shall report to the competent authority (the committee for monitoring the medical and pharmaceutical activity of the Ministry of Health of Kazakhstan) on adverse reactions and serious side effects, and the lack of effectiveness of medical devices. Clause 56 of the published document establishes target dates for reporting as:
    – 48 hours for fatal or life-threatening adverse reactions
    – 15 days for other serious adverse reactions, severe unexpected reactions, and side effects or adverse reactions during clinical trials.
    The foreign license holder must have a responsible representative person on the territory of Kazakhstan and ensure process to receive complaints within 48 hours (see clause 66).
    The document also sets deadlines for periodic safety reports (clause 80) and contains the template for the special reporting form for medical device safety reporting (see attachment two).

Review of new Eurasian Economic Union Medical Device Approval Process.

click here for this post in Russian

After the approval of the Agreement on Common Principles and Rules for Circulation of Medical Devices (link in Russian) in the EEU in December 2014, the new rules of registration of medical devices for the future harmonized system can be called the most important and anticipated legal act among “second level” regulations. At the beginning of July 2015 the draft of new registration rules was published on the website of the Eurasian Economic Commission.

Here I would like to shortly recap the main innovations of this draft, as well as its most significant differences compared to existing medical device regulatory systems in Russia, Belarus and Kazakhstan which could expect us since January 2016:

  1. Registration acceptance “by default”?

According to the text of the draft, the new rules do not imply a uniform registration throughout the EEU “by default”. At the beginning, the document introduces the concept of “reference state”, a country in which it is assumed the full cycle of medical device registration occurs with the expertise phase and the “acceptance state”, that accepts the results of expertise by the simplified acceptance procedure of 15 business days. According to the draft, a “reference state” and “acceptance state” are selected by the applicant at the beginning of the registration procedure and after registration is fixed on the title of the registration certificate (see Annex 13).
The non-acceptance of the expert opinion of the reference state (see Clause 32) by another state of EEU, according to the draft, could be reason for prohibition of circulation of a medical device in the territory of the individual states of the EEU.
Form the text of the draft it is not clear whether an authorized representative of the manufacturer is required in each country of the EEU, or one across the entire union.

  1. The transitional period

Probably one of the best pieces of news is that according to the draft, at the beginning of 2016, Eurasian regulation changes seem not to be drastic. Clause three of the new rules introduces a transitional period (exact time is not currently specified). According to the project, during this time the registration dossiers can be submitted either in accordance with existing national legislation of the States of EEU or in accordance with the new harmonized registration procedure. Nevertheless it should be noted that in accordance with clause 15 of the agreement on common principles and rules for the treatment of medical devices, current (local) registration certificates of medical devices will be valid until 31 December 2021 at the latest.

  1. New definitions

The draft of new registration rules introduces new definitions for: component parts, modifications, accessories, and consumable materials for medical devices (as well as some other definitions). Up to now these concepts caused a lot of questions during the registration process in Russia, because they were not fixed in regulations.

  1. The procedure for amendment of registration certificate

In Russia today (unlike Belarus or Kazakhstan) there is two separate procedures: amendment in the registration certificate (according to Clause 37 of the current Russian registration rules) and amendments to the registration dossier (according to Clause 55 of the current Russian registration rules). Based on personal experience, such separation of procedures is not always obvious and sometimes causes a lot of additional questions from the medical device manufacturer. The new rules introduce a single procedure for amendments to the registration dossier. The changes, according to the project, can be carried out with or without the issuance of a new registration certificate. The document provides the reasons and pathways for such amendments (see Section IV of the draft).

  1. Classification and nomenclature

According to clause 15 of the new Eurasian rules, “simultaneous submission for registration of several modifications of the medical device belonging to similar types can be grouped in accordance with the medical device nomenclature of the EEU […] the applicant should submit as a single application and a single registration dossier.” It should be recalled that clause two of the previously approved Agreement on Common Principles for the Treatment of Medical Devices requires “harmonization of the nomenclature of medical devices used in the Member States, with the global medical device nomenclature GMDN”. From a practical standpoint, this change may lead to a multiplication of applications for registration (compared to earlier registrations, particularly in Belarus and Kazakhstan). As you probably know, new nomenclature classification of medical devices has recently been adopted and is already working in Russia and Belarus.

  1. Medical device expertise

In contrast to the current regulatory system, the new rules propose one-step expertise of not more than 60 business days. (In comparison, today in Russia and Belarus, the expertise phase of medical devices registration takes place in two stages, with the official time of 15-30 business days and for Kazakhstan, a three-phase expertise, lasting up to 180 days). It’s no secret that in Russia today, the stage of expertise is the most challenging for the registration. Clause 23 of the new rules describes in detail the main steps of the new expertise of medical devices for the registration. In the case of a lack of necessary information, the new rules allow a one-time request for additional materials from the expert organization, with 60 working days for delivery of these materials for the applicant (today the similar timeframe for Russia is 50 working days, and in Kazakhstan, 30 business days). 

  1. Manufacturer inspection

Today, the inspection of the manufacturer is the most difficult stage of the registration of medical devices in Belarus and Kazakhstan, and is used by regulators in a rather limited number of cases. The draft of new rules (see Clause 22) significantly expands the indications for inspections to control the manufacturer’s quality management system, suggesting regulator inspection of the registration of all medical devices of high risk and sterile products of class 2a. Total time for the organization and conduct of such an inspection, according to the project, shall not exceed 90 business days.

  1. Instruction for use and labelling

A new requirement for the medical device system is the approval of the regulator layout packages and instructions for their placement on the official regulator`s website (see Clause 28 and 35). By analogy with current registration rules in Kazakhstan, the new rules allocate a separate step for approval of the labelling of a medical device (see Clause 24): “the expert organization of the reference state within a period not exceeding 30 business days, confirms the correctness of translation of instructions for medical use and external package marking to the national language in accordance with the requirements of the Member States.”

  1. Pre-registration meetings and consultations

Formal pre-registration consultations are an interesting and long-debated innovation. Clause six of the draft of Eurasian registration rules establishes the possibility of prior consultation from the expert organization “on all issues of expertise and registration.” In its conferences and seminars Russian medical device regulator Roszdravnadzor talked in length about this possibility and the lack of legal mechanisms for its implementation. It should be remembered that today any consultations in the framework of the medical device registration procedure or any contact between an applicant and expert organization are officially prohibited in Russia.

  1. Lead-time for registration

The draft of new Eurasian medical device registration rules introduces the following timeframes for the main steps of medical device registration procedure:
• Five business days for formal checking of the registration dossier
• Three days to initiate registration procedure
• 60 business days for the expertise for registration procedure
• 30 business days for expertise for amendment procedure
• 90 business days for the organization of inspections of manufacturing site
• 30 business days to confirm the accuracy of the translation of instructions and markings
• 15 business days for the procedure of acceptance in selected countries of the EEU

The new rules also set out the following timeframes to provide additional materials on additional regulator`s request:

  • 30 business days after the formal cheek of the dossier (step before expertise)
    • 60 business days to the stage of expertise

I would like to remind you that the document published by the Eurasian Economic Commission currently has the status of a draft in the stage of public discussions. New medical device registration rules are expected to come into force across EEU since January 2016.

Disclaimer: Please note that this review is my professional analysis. It is neither an official report, nor official position of any organization or regulatory body.

Обзор проекта единых правил регистрации медицинских изделий Евразийского экономического союза.

The English version of this post is coming soon

После подписания соглашения о единых принципах и правилах обращения медицинских изделий  Евразийского экономического союза в декабре 2014 года новые правила регистрации медицинских изделий для будущей гармонизированной системы можно назвать самым важным и ожидаемым нормативным актом из документов второго уровня.  В начале июля 2015 года  проект был опубликован на сайте Евразийской экономической комиссии.

Представляю Вашему вниманию мой небольшой обзор основных нововведений проекта и наиболее значимые отличия новых правил от действующих регуляторных систем  России, Беларуси и Казахстана:

  1. Признание по умолчанию?
    Судя по тексту проекта, новые правила не подразумевают единой регистрации на всей территории Евразийского экономического союза «по умолчанию». В начале документа вводятся понятия «референтное государство» – страна, в которой предполагается полный цикл регистрации с экспертизой  и «государства признания» – страна признающая результаты экспертизы и «подтверждающая» регистрацию путем упрощенной пятнадцатидневной процедуры.
    По тексту проекта как «референтное государство», так и «государство признания» выбираются заявителем в начале процедуры, а после завершения регистрации закрепляются на титуле регистрационного удостоверения (см. приложение №13).
    Указана возможность НЕпризнания другими государствами экспертного заключения референтного государства (см.п. 32), что, согласно проекту, является основанием для запрета обращения медицинского изделия на территории отдельного государства Евразийского экономического союза.
    На мой взгляд, из текста документа не ясен ответ на достаточно важный вопрос о том,  необходим ли уполномоченный представитель производителя в каждой стране Союза или же достаточно одного?
  1. Переходный период:
    Наверное, самая хорошая новость – в начале 2016 года перемены, скорее всего, не будут очень резкими! Пункт 3 единых правил вводит  переходный период.  Согласно проекту, в течение этого времени регистрация медицинских изделий может быть осуществлена по выбору заявителя. Досье может быть подано либо в соответствии с уже работающими национальным законодательством союзных государств,  либо в соответствии с новой гармонизированной процедурой.  При этом следует помнить, что  согласно п.15 соглашения о единых принципах и правилах обращения медицинских изделий,  документы, подтверждающие факт государственной регистрации медицинских изделий и выданные только в одном союзном государстве будут действительны максимум до 31 декабря 2021 г.
  2. Новые определения:
    Единые правила регистрации вводят новые определения для комплектующих, модификаций, принадлежностей и расходного материала для медицинских изделий (а также некоторые другие) – до настоящего времени эти понятия в России вызывали много вопросов, поскольку были закреплены только на уровне национальных стандартов.
  3. Процедура внесения изменений:
    На сегодняшний день в России (в отличие от Беларуси и Казахстана) закреплены две отдельные процедуры: внесение изменений в регистрационное удостоверение (п.37 правил регистрации 1416) и внесение изменений в регистрационные документы (п.55 правил регистрации 1416). Судя по моему опыту, данное разделение процедур не всегда очевидно и порой вызывает много дополнительных вопросов у производителя. Новые правила регистрации вводят единую процедуру внесения изменений в регистрационное досье.  Изменения, согласно проекту, могут проводиться с выдачей или без выдачи нового регистрационного удостоверения. В документе достаточно детально указаны причины для этих изменений (см. раздел IV).
  4. Классификация и номенклатура:
    Согласно п.15 проекта «При условии одновременной подачи на регистрацию нескольких модификаций медицинского изделия, относящихся к одному виду медицинского изделия в соответствии с принятой в Союзе номенклатурой […] заявитель представляет одно заявление и одно регистрационное досье». Следует вспомнить, что п. 2 ранее подписанного Соглашения о единых принципах обращения медицинских изделий предполагает “гармонизацию номенклатуры медицинских изделий, используемой в государствах–членах, с глобальной номенклатурой медицинских изделий GMDN” .  На практике данное изменение может привести к значительному увеличению количества заявлений и регистрационных досье (по сравнению с более ранними регистрациями, особенно в  Беларуси и Казахстане). Как известно, новые системы номенклатурной классификации медицинских изделий были недавно приняты и уже работают в России  и Беларуси.
  5. Экспертиза:
    В отличие от действующих регуляторных систем, новыми правилами предложена одноэтапная экспертиза продолжительностью не более 60 рабочих дней. (Для сравнения: сегодня в России и Беларуси экспертиза медицинских изделий проходит в два этапа с официальными сроками от 15до 30 рабочих дней, в Казахстане – 3 этапа, продолжительностью до 180 рабочих дней).
    Не секрет, что сегодня в России на этапе экспертизы у заявителей появляется наибольшее количество сложностей. Пункт 23 новых правил достаточно подробно описывает основные этапы экспертизы медицинских изделий в рамках новой процедуры регистрации. В случае недостаточности сведений новые правила разрешают однократный запрос дополнительных материалов экспертной организацией со сроком 60 рабочих дней для предоставления этих материалов заявителем (сегодня этот срок в России составляет 50 рабочих дней, в Казахстане – 30 рабочих дней).
  6. Инспекция производства:
    На сегодняшний день инспекция производства – наиболее сложный этап регистрации медицинских изделий в Беларуси и Казахстане, который применяется в довольно ограниченном количестве случаев. Проект единых правил  (см. п. 22) значительно расширяет показания к инспекции в рамках контроля системы менеджмента качества производителя,  предполагая  инспекцию производства для регистрации всех медицинских изделий высокого класса риска и стерильных изделий класса 2а. Общее время на организацию и проведение такой инспекции, согласно проекту, не должно превышать 90 рабочих дней.
  7. Инструкции и маркировка:
    Новым для российской системы обращения медицинских изделий будет требование одобрения и утверждения регулятором макетов упаковок и инструкций с их размещением на официальном сайте (см. п.28 и п.35). По аналогии с действующими правилами регистрации в Казахстане, в  проекте новых правил выделен отдельный этап подтверждения для лейблинга медицинских изделий (см. п.24):  «после оформления экспертного заключения уполномоченный орган (экспертная организация) референтного государства (государства признания) в срок, не превышающий 30 рабочих дней, подтверждает правильность перевода руководства пользователя (инструкции по медицинскому применению), маркировки на государственные языки в соответствии с требованиями законодательства государств-членов».
  1. Предварительные консультации:
    Проведение официальных консультаций – интересное и давно обсуждаемое нововведение. Пункт 6 правил устанавливает возможность предварительных консультаций для заявителя от экспертной организации «по всем вопросам экспертизы и регистрации».
    На своих конференциях и семинарах представители Росздравнадзора давно говорили об этой возможности и отсутствии юридических механизмов для ее осуществления. Напомню так же, что на сегодняшний день консультации и контакты заявителя с экспертной организацией в рамках процедуры регистрации в России официально запрещены.
  2. Сроки регистрации:
    Проект новых правил вводит следующие сроки для основных этапов процедуры регистрации медицинских изделий:
  • 5 рабочих дней на проверку полноты и достоверности регистрационного досье;
  • 3 дня для начала процедуры регистрации;
  • 60 рабочих дней на проведение экспертизы для регистрации;
  • 30 рабочих дней на экспертизу для внесения изменений;
  • 90 рабочих дней на организацию инспекции производства;
  • 30 рабочих дней на подтверждение правильности перевода инструкций и маркировки;
  • 15 рабочих дней на процедуру признания в выбранных странах Союза.Новые правила устанавливают так же следующие сроки для устранения замечаний:
  • 30 рабочих дней на этапе оценки полноты и достоверности регистрационного досье;
  • 60 рабочих дней на устранение замечаний экспертной организации.

Я хотел бы напомнить, что данный документ на данный момент является проектом и проходит стадию общественных обсуждений на официальном правовом портале Евразийской экономической комиссии.

Данный обзор является моим профессиональным анализом общедоступного документа и не является позицией какого-либо регуляторного органа или организации.

Буду рад дополнениям и комментариям.

Russia Simplifies Class I Medical Device Registration and Formalizes Process of Amendments in IFU & TF

On 17 July 2015 Russian Ministry of Health will enforce the Decree #303 dated from 3 June 2015 (link in Russian) which implements some quite significant changes in the procedure of expertise of medical devices in Russia for its registration:

  1. Class 1 medical devices submitted for registration after this day will pass only through second phase of quality and safety expertise for approval – for these products first phase of expertise will be excluded from the registration procedure, what will make full process shorter and easier. Instead, for the simplified procedure Roszdravnadzor recommends submitting in the registration dossier documents conforming clinical efficiency and safety (clinical reports and literature review).
  1. On the other hand procedure for changes and amendments of instruction for use and technical file for medical devices which are already registered in Russia became more complicated. Starting from 17 July 2015, in order to obtain approval from Roszdravnadzor for such changes (according to clause 55 of medical device registration Rules, Decree 1416, link in Russian), dossier should pass through expertise phase (similar with registration expertise). From practical standpoint that means that for such changes costs and approval lead-time increase can be expected.

Five Questions about Medical Software Regulations in Russia


  1. Should medical software be registered in Russia?
    Yes, according to clause #2 of Russian medical device registration rules (Decree 1416, link in Russian), special medical software is covered by the definition of a medical device and must be registered prior to market access.
  1. Should medical software be registered in a separate registration certificate or together with another device for which it is intended?
    Roszdravnadzor (Russian medical device regulator) did not provide clear guidelines on this point up to now. However, if you undertake some brief research in the state medical device register (Roszdravnadzor`s national database of approved medical devices), it is apparent that, since new registration rules were enforced in January 2013, medical software was mentioned in 258 Russian registration certificates. Of this number, absolutely the major part of software was registered as a component or as an accessory to other medical devices (e.g. computerised tomography systems, ultrasound and X-ray devices…). I could find only four cases since this period when medical software was registered as a separate medical product (separate registration certificate).
    It should be noted that, since the beginning of 2015, a new medical device nomenclature classifier has been enforced. In the current version of this classification there are more than 150 codes devoted to medical software depending on its intended use.
  2. Should a version of software be indicated in the registration submission?
    Roszdravnadzor recommends including the name and the version of the software in the registration application form. Even if medical software is submitted for registration together or as a part of another medical device, its version and release date should be mentioned in the technical file in the registration dossier.  If several versions are mentioned in the description of a medical device, each modification of software should be identified by name, version and release date. Based on recent feedback from the Russian regulator, lack of detailed identification of software is a typical and one of the most common reasons for additional requests and delays during registration expertise in the last year.
  3. What should be done if the software has been upgraded after a product is registered?
    Upgrade of the software requires notification of Roszdravnadzor (see clause #55 of Decree 1416, link in Russian ). After this notification, then regulator will make a decision; if such an upgrade requires identification of a new software version and if a procedure of revision/renewal of technical documentation of a medical device is necessary. Usually, minor changes and bug fixes will not require further regulatory actions after the notification.
  4. What are the main regulations?
    -Russian National Standard GOST R ISO/MEC 12119:2000 (link in Russian)
    -Federal Law 102-FZ dated 26.06.2008 (clauses 3.2 and 4.2.5) (link in Russian)
    -WELMEC 7.2 Issue 4 (measuring Instrument Directive 2004/22/EC)